這是法大大在國家級媒體《中國人力資源社會保障》刊發(fā)的第二篇專欄,該專欄于7月11日得到首發(fā),本篇原文載于雜志2019年第9期,第54頁。法大大同時也是該雜志的理事會副理事長單位。
人力資源作為“推動經(jīng)濟社會發(fā)展”的第一資源,信息化于之已勢在必行。
現(xiàn)代集團型企業(yè)的HR(人力資源,下文同),在勞動合同簽署及管理方面,面對的是動輒數(shù)千、數(shù)萬甚至數(shù)十萬名員工的勞動關系管理,而作為雙方關系的基礎契約保障,勞動合同更是重中之重。
1、集團型企業(yè)勞動合同風控之“痛”
制造業(yè)、餐飲業(yè)、零售業(yè)等勞動密集型產業(yè),員工流動高頻且大量,企業(yè)HR 如何高效、平衡地處理員工入離職手續(xù)?
當各地主體公司印章特別多,HR 們如何實現(xiàn)準確核用、權限清晰的,可能多達數(shù)十個的印章調用及管理?
紙質合同產生的大量用紙、打印、郵寄、倉儲等成本,是否可以得到壓縮節(jié)減,乃至成為人資部門的創(chuàng)新亮點?
……
事實上,以上問題均可以通過新興的“黑科技”手段得到解決。以第三方電子合同平臺法大大為例,結合該平臺的實際案例,來探索集團型企業(yè)HR 工作的優(yōu)化與創(chuàng)新之路。
2、數(shù)字化簽約一一破解“合同之痛”
不少集團公司在分支機構當?shù)夭⑽丛O置HR,所有勞動合同需統(tǒng)一遞交總部簽署管理。法大大電子勞動合同由于全線上簽約管理,并采用了實名認證、防篡改、第三方取時技術,在保障產品符合《中華人民共和國電子簽名法》對“可靠電子簽名”的四要素要求的同時,免除了集團HR郵寄、打印、核對紙質合同的工作,既加快了效率、降低了風險,也提高了員工辦理入職手續(xù)的體驗度和滿意度。
針對勞動密集型企業(yè)員工入離職手續(xù)的辦理,重復、機械的工作幾乎是HR的日常,法大大電子勞動合同幫助他們用最少的時間解決了重復機械的事務性工作,體會到了“技術解放雙手”的便利。
紙質合同的存儲和保管“難題”?實踐中,一些大型公司不僅需要為紙質勞動合同規(guī)劃專門的倉儲空間來存放,同時對倉儲空間的溫度、濕度等都有嚴格的控制要求,甚至在員工離職多年后,還需定期組織銷毀累積的大量歷史資料,人力、物力、效率問題日趨嚴重。而電子合同由于全線上操作、云端多備份等特性,幾乎完全減免了企業(yè)在該方面的資源占用及各項成本。
主體印章繁多怎么辦?以法大大服務的一家正蓬勃發(fā)展的集團型企業(yè)為例,其在全國數(shù)十個城市設有分支機構,主體印章短時間內從50多個增加到80 多個,且仍在快速增長中,通過法大大電子勞動合同解決方案,該企業(yè)HR 不僅實現(xiàn)了權責清晰的用章管理,用章規(guī)范也通過用章前的實名及意愿認證得到了保障,極大避免了印章錯用、亂用導致的風險。
法大大電子合同目前已廣泛應用于人力資源服務、金融、房地產、汽車、教育、保險等領域,其中,美團、攜程、陌陌、58 到家、上海外服、CDP 等標桿企業(yè),都已啟用法大大電子合同處理內部人事文件管理工作。另一方面,以數(shù)字政務為代表的國家層面對電子合同的關注及應用也正在展開,電子勞動合同可謂企業(yè)實現(xiàn)降本提效、創(chuàng)新進擊的一股重要潛力和發(fā)展方向。
3、專家觀點
電子合同是解決傳統(tǒng)勞動合同風險最好的方式,現(xiàn)在國內的一些領先企業(yè)都已經(jīng)在使用,或者說準備使用電子勞動合同。
——國內知名HR 共享服務和信息化專家左葆瑜
數(shù)字簽名遠程化、人力檔案管理電子化、面談遠程化,特別是電子勞動合同應用,可以從法律上為企業(yè)避免風險、節(jié)約成本、提高管理效率。
——法大大聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席法務官梅臻律師
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