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企業(yè)進(jìn)行新聞營(yíng)銷(xiāo)，或者舉辦大型品牌推廣活動(dòng)時(shí)，需要進(jìn)行媒體邀約，從而幫助新聞稿推廣及活動(dòng)宣傳。
為什么要邀請(qǐng)媒體，有什么具體作用？
第一種：增加發(fā)布會(huì)的傳播速度，快速提升企業(yè)的影響力。
第二種：當(dāng)企業(yè)舉辦活動(dòng)時(shí)媒體和企業(yè)深度合作，成為活動(dòng)的承辦方、合作單位，專(zhuān)題報(bào)道活動(dòng)內(nèi)容。
邀約方式有哪些？
1、企業(yè)公關(guān)部自行邀約。
2、借由公關(guān)公司邀約。
3、網(wǎng)絡(luò)邀約。
自行邀約媒體前的準(zhǔn)備工作：
1、定好活動(dòng)時(shí)間，要精確到xx年 xx月xx日上午x點(diǎn)x分，可以通知提前媒體半個(gè)小時(shí)到場(chǎng)，確保媒體準(zhǔn)確出席。
2、定好活動(dòng)的具體地址，需提前發(fā)給媒體。
3、提前準(zhǔn)備好資料袋，里面包括活動(dòng)議程、新聞通稿、禮品、其他活動(dòng)信息等，并于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)給媒體記者，另外要準(zhǔn)備好媒體到場(chǎng)簽到表，做好到場(chǎng)標(biāo)記。
4、擬定要邀請(qǐng)的媒體單位，并準(zhǔn)備好邀請(qǐng)函。
5、確定具體邀請(qǐng)時(shí)間。一般提前3-5天邀約，活動(dòng)前一天跟進(jìn)提醒。
6、邀約方式。一般來(lái)說(shuō)，書(shū)面邀請(qǐng)函更加正式嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)于比較熟悉的媒體記者也可以直接電話邀請(qǐng)。
邀請(qǐng)需注意：要邀請(qǐng)的是新聞?dòng)浾?，而非媒體業(yè)務(wù)部門(mén)。當(dāng)媒體的業(yè)務(wù)人員表達(dá)出他們期待發(fā)布會(huì)和企業(yè)有業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，并承諾可以幫助企業(yè)發(fā)稿時(shí)，應(yīng)當(dāng)直接回絕。
正式開(kāi)始邀約媒體時(shí)的具體步驟是什么？
1、再次確認(rèn)邀請(qǐng)媒體的名單
2、致電給參加媒體的負(fù)責(zé)人進(jìn)行邀約，并郵件發(fā)送邀請(qǐng)函。
3、邀請(qǐng)結(jié)束后跟進(jìn)確認(rèn)具體人數(shù)、到場(chǎng)的方式及參加活動(dòng)的媒體記者電話。
需注意：邀請(qǐng)的技巧很重要，要吸引記者到場(chǎng)，但不能透露具體發(fā)布內(nèi)容。
在媒體邀請(qǐng)的數(shù)量要合宜，可以邀請(qǐng)與企業(yè)有合作關(guān)系的記者參加，如需烘托現(xiàn)場(chǎng)氛圍，再適當(dāng)邀請(qǐng)一些平面媒體記者和攝影記者。
另外，應(yīng)在活動(dòng)開(kāi)始的時(shí)發(fā)布新聞內(nèi)容，記者可以提早完成采訪工作，確保順利及時(shí)的發(fā)稿。
四、在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)好獨(dú)立簽到處，安排禮儀接待，將媒體記者引進(jìn)會(huì)場(chǎng)入席。結(jié)束后，確認(rèn)媒體的返程時(shí)間并再次表示感謝。
五、后期跟進(jìn)。要和媒體溝通發(fā)稿的情況，包括發(fā)稿圖片。也要提前預(yù)備好媒體補(bǔ)充名單，當(dāng)遭媒體拒稿或?qū)徍瞬煌ㄟ^(guò)有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。
六、合作反饋匯報(bào)，每一次發(fā)布會(huì)結(jié)束，和各家媒體合作情況要予以總結(jié)，不斷的將每一次活動(dòng)的細(xì)節(jié)做好，也了解媒體合作的傳播度是否能達(dá)到企業(yè)所期待的方向，以備下一次可以選出更合適的合作媒體單位。
當(dāng)然，和媒體合作不能只停留在商業(yè)利益上，平時(shí)企業(yè)公關(guān)部門(mén)要和媒體多互動(dòng)溝通。除了在社交平臺(tái)和媒體保持良好的溝通外，過(guò)年節(jié)時(shí)要適當(dāng)送一些禮品和賀卡用以維持關(guān)系，有比較好的合作媒體可以組建一個(gè)公司的專(zhuān)用媒體溝通群。具體還有不明白的也可以找專(zhuān)業(yè)的平臺(tái)，比如135編輯器或者是鯊魚(yú)媒創(chuàng)。
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